陪同参观之前,公关人员要做一些准备工作。如通知被参观部门,与有关负责人或接待人员联系,告之参观者的身份、人数、时间及参观要求等,以便妥善安排,不出差错。如果参观的地点较远,内容较多,应在出发之前向客人介绍参观计划,征求客人意见;然后根据客人的要求安排参观内容和路线;与此同时,还要准备好交通工具和其他必带物品。
出发时,公关人员要主动为客人打开车门,待客人上车坐好以后,自己再上车。行车途中,可向客人简要介绍些参观内容,或提醒要注意的事项。到达目的地后,公关人员要先下车,为客人打开车门,请客人下车。
参观过程中,公关人员应走在前面引导。直到路口或拐弯处,要以手示意,提示客人行走方向。需要进门时,应先走几步把门打开,请客人先进,自己随后。
陪客参观一般要进行解说。解说可分为三种情况:一种是先讲后看,即先作引导式的介绍,再到实地观看;第一种是边讲边看,即看到哪儿讲到哪儿,看讲结合;还有一种是先看后讲,即在客人看完现场,有了很多直接感受之后,再来补充说明或提醒。不管采用哪种方式解说,都要求语言准确简洁,通俗明快,给客人留下深刻的印象。